Wanneer u een pakket verstuurt buiten de Europese Unie en de inhoud is anders dan documenten alleen dan zal de douane van het ontvangende land graag een invoice oftewel een factuur willen zien. Maar wat is een invoice eigenlijk? In dit blog leg ik het verschil uit tussen een proforma- en een handelsfactuur. Dit wordt ook wel een proforma- of commercial invoice genoemd.

Voor het gemak gebruik ik de Engelse term die het meest wordt gehanteerd in de logistiek om een factuur te omschrijven, namelijk ‘invoice’.

Een invoice dient alleen meegestuurd te worden indien de inhoud douaneplichtig is. Indien u alleen documenten buiten de Europese Unie verstuurt, hoeft hiervoor geen invoice te worden opgemaakt. De reden hiervan is dat documenten vrij mogen worden ingevoerd. Verstuurt u dus iets anders dan documenten naar een land buiten de Europese Unie dan is een invoice wel verplicht.

Op het moment dat een zending een commerciële waarde heeft oftewel als de inhoud bedoeld is voor verkoop, dan dient er een commercial invoice in drievoud meegestuurd te worden met het pakket.
Indien de inhoud niet voor verkoop bedoeld is, denk aan samples, een cadeau of het terug sturen voor reparatie, dan dient bij de zending een proforma invoice te worden bijgevoegd.

Het gevolg van het gebruiken van ofwel een proforma invoice ofwel een commercial invoice, zijn de eventuele btw en/of invoerrechten die de douane kan heffen in het ontvangende land. Deze kosten worden standaard aan de ontvanger belast. Op het moment dat het pakket met als reden ‘cadeau’ verstuurd wordt (en dus met een proforma invoice) dan wordt deze anders door de douane behandeld dan wanneer diezelfde zending voor de verkoop bestemd was en onder die voorwaarde verstuurd wordt (commercieel). De reden hiervan is dat de douane van het bestemmingsland haar land economisch wil beschermen en alle commerciële activiteiten wil monitoren. Belasting innen is daar een belangrijk onderdeel van.

Dit betekent overigens niet dat voor zendingen die met een niet-commerciële reden worden verstuurd er nooit btw en invoerrechten geheven kunnen worden. De douane kijkt bij het bepalen hiervan namelijk altijd naar zowel de reden van verzenden als de waarde van de producten en het type product dat u verstuurt. Hoe hoog die invoerrechten en btw precies zijn, is vooraf lastig te bepalen. Wij adviseren u altijd om in het land van bestemming te checken welke percentages invoerrechten/btw worden gehanteerd door de douane of dit door de ontvanger te laten doen om verrassingen achteraf zoveel mogelijk te voorkomen. De ontvanger wordt namelijk standaard belast met deze extra kosten.

Indien u wel eens importeert uit het buitenland, dan kunt u op onze import-pagina meer informatie lezen over de percentages voor invoerrechten/btw die in Nederland worden geheven door de douane.

Wilt u weten hoe nu precies een proforma of commercial invoice opstelt, lees dan ons blog: Hoe stelt u een proforma- of commercial invoice op?
Mocht u  hulp nodig hebben bij het opmaken van een proforma- of commercial invoice, neem dan gerust contact met ons op. U kunt ook advies vragen aan één van onze logistieke specialisten via de Live Chat.

Via ParcelParcel.com kunt u flink besparen op uw verzendkosten en terecht voor tips en advies over het verzenden van pakketten naar het buitenland. Meer weten? Neem dan contact met ons op.